毎週のCSV照合を自動化する前に決める4条件

まず、2つの一覧で照合ルールを確かめる

例は、同じ対象時点の数量を別々のシステムから出した、という設定の架空データです。実際のお店の記録ではありません。

商品コード,数量
001,2
002,3
003,1
003,2
004,4
006,5
,9

SKU,個数
001,2
002,4
003,1
005,6
6,5

Aのキーを「商品コード」、値を「数量」、Bのキーを「SKU」、値を「個数」に指定します。「キーの前後の空白を除いて照合する」はオフのままにします。

この条件なら、確認したい結果は次のとおりです。

・001：値がどちらも2なので「一致」1件。

・002：3と4が違うので「差分」1件。

・003：Aに同じキーが2行あるため、Aの2行とBの1行をそれぞれ「要確認：重複」にする。計3件で、どの行を採用するかは決めない。

・004と006：「Aのみ」2件。

・005と6：「Bのみ」2件。「006」と「6」を同じキーにはしない。

・Aの空キーの行：「要確認：空キー」1件。数量9の行を黙って捨てない。

結果は計10件です。元CSVの合計12行のうち、001と002は左右を1件ずつにまとめ、重複と空キーは元の行ごとに残します。この件数は、商品数や注文数ではなく照合結果の件数です。

差分が出ても、どちらが正しいかまでは分かりません。出力日時や集計期間が違えば、値が違うこと自体は正しい場合もあります。元データと照らして確認してください。

この例は、トップページの「架空サンプルを入れる」で試せます。

このツールは、選んだキーと値1列を比べます。他の列の比較、数量の合計、定期実行、外部サービスへの自動登録は行いません。各CSVは1MB・データ2,000行まで、カンマ区切りです。入力には個人情報や機密情報を使わず、まずサンプルで結果をご確認ください。

列名だけでなく、対象期間、出力時点、単位、文字コードをそろえます。「商品コード」と「SKU」が同じ意味かも確認します。先頭ゼロが必要なコードは、そのまま残る取り込み方を使います。

ファイルの取得と照合は別の作業です。毎回ログインしてダウンロードする必要があるなら、その手作業も残るものとして考えます。外部サービスへデータを渡す方式を検討する場合は、社内の利用ルールや送信できる範囲も先に確認します。

何をキーにするか、何を1件と数えるか、同じキーが複数ある場合にどうするかを決めます。空欄を0にする、重複の最初の1行を採るといった変更は、業務の意味を確かめてから判断します。

上の例では、003は自動で選ばず、006と6は別々に扱います。前後の空白を除く設定を変えるとキーのまとまり方が変わることもあるため、設定は記録しておきましょう。

定期処理を組むなら、正常な入力だけでなく、列が足りない、キーが重複する、ファイルが届かない場合の扱いも決めます。止まったことを誰が確認し、どこからやり直すかまで含めます。

処理の成功表示だけで終えず、新しい出力の対象期間、件数、保留行を確かめます。同じファイルをもう一度処理したときに、出力を二重に追加しないかも確認する項目です。これは今後の定期処理で確かめる条件であり、このサイトに自動送信や二重登録防止の機能があるという意味ではありません。

1回に扱う件数と月の回数、準備・確認・手直しにかかる時間を記録します。自動化する側も、設定、失敗時の復旧、入力形式が変わったときの修正、サービス料金を含めて比べます。

「無料枠で一度動いた」と「毎週の運用を無料で続けられる」は別です。時間や費用をまだ測っていなければ、どちらが得かは保留にして構いません。

月に数回だけ、少量の一覧を人が見て判断する作業なら、今回の無料ツールや使い慣れた表計算で済むこともあります。毎回入力形式や判断ルールが変わる場合も、まず手順を整えることが先です。

無料の照合で必要な確認が終わるなら、そのまま使う選択で構いません。毎週という頻度だけを理由に、有料サービスへ移る必要はありません。

ファイルの定期取得、決まった時刻の実行、別サービスへの受け渡しが必要なら、そこまでを含む手順を検討します。照合のルールが固まってから、連携できる機能、データの扱い、料金、失敗時の確認方法を確かめる順序です。

Makeで架空CSVを手動で読み取った実使用記録を公開しました。先頭ゼロ・重複・空キー、再実行と列数エラーを確認しています。定期実行や2CSVの照合、時間短縮はまだ未検証です。MakeでCSVの読み取りを試した記録を読む

まずは上の架空サンプルで、保留にする行と人が確認する箇所を確かめてください。

確認できない項目は理由と確認先を残します。説明例の結果を、自分の環境で確かめた結果へ置き換えないでください。