文字起こしを納品・共有する前に：形式と確認状態をそろえる

最初に、受取側が何をするかを聞く

受取側が文章を再編集するなら、編集できる形式が候補になります。閲覧だけならレイアウトを確認しやすい形式、動画の字幕へ使うなら時刻情報を扱える形式が必要です。形式の数が多いことより、相手の作業環境で開けることが大切です。保存先や添付上限、名前の付け方まで指定がある場合は、それも完成条件へ入れます。

公式の対応形式と、自分の権限を確認する

Notta公式ダウンロード案内には、文字起こしのTXT、DOCX、SRT、PDF、XLSXなどが示されています。利用にはプレミアム以上と『編集＆ダウンロード可能』以上の権限が前提です。音声・動画の出力はWeb版とアプリ版で差があるため、必要なデータをその環境で取り出せるか確かめます。閲覧できる共有ノートでも、同じ操作ができるとは限りません。

用途で選ぶ比較表

下表は形式を選ぶための一般的な目安で、Nottaの全出力が同じ構成になるという保証ではありません。時刻・話者・要約を含めるかなど、出力画面の選択によって内容が変わります。使う形式で試験ファイルを一つ作り、相手のアプリで開いて確認するところまでを、書き出しの試験に含めてください。

原文と要約の取り違えを防ぐ

全文を送ったつもりで要約だけだった、確認前の原文を確定議事録として配った、といった取り違えを防ぐため、ファイル名と先頭へ状態を書きます。たとえば『会議日_議題_全文未校正_v01』と『会議日_議題_議事録確認済_v02』を分けます。名前は例で、社内ルールがあれば合わせます。未校正範囲や確認待ちの数字も、受取側に分かるよう残します。

リンクの便利さと、渡す範囲を分ける

共有リンクは送る前に閲覧対象と含まれる情報を確かめます。社内限定でよい記録を公開リンクにする必要はありません。権限を確認できる範囲で、閲覧できる人、再配布の扱い、期限を決めます。書き出したコピーは元サービスの権限変更と連動しない場合があるため、すでに渡したファイルの管理も考えます。固有の設定方法は自分の契約の公式案内に従います。

• 用途に合う形式を選ぶ
• 自分の出力権限を確認
• 必要な話者・時刻・要約を選択
• 保存後に別途開き直す
• 共有対象と確定状態を確認して渡す

出口まで試せないなら、まだ導入判定をしない

短い音源を文字にできただけでは、納品先で使えるとは限りません。必要な書き出しが試用条件で確認できない場合は未検証として残し、料金だけで契約を決めないようにします。下記公式案内は2026年10月21日確認です。当サイトでは出力ファイルを実際に作成・閲覧しておらず、形式ごとの表示品質や字幕タイミングを検証していません。

ここまで確認できたら、次へ

• 受取側で開けるか
• 必要な時刻・話者が残るか
• 版と未確認範囲を示したか
• 共有対象を確認したか

確認できない項目は理由と確認先を残します。説明例の結果を、自分の環境で確かめた結果へ置き換えないでください。