会議を録音する前に：目的・処理先・共有範囲の決め方

1．録音する目的を、成果物まで説明する

『議事録のため』だけで終わらず、欠席者への共有なのか、取材原稿の作成なのかを伝えます。音声・全文・要約のうち、誰が何を読むのかも説明します。決定事項だけ必要なら、全文や音声を広く共有する必要はありません。録音を望まない人がいる場合の代替として、手書きの要点をその場で確認する手順も用意しておきます。

2．録音と、外部サービス利用を分けて確認

Nottaの録音ヘルプは、必要な同意を利用者自身が確かめるよう案内しています。会議への参加同意だけで、録音や外部AI処理の同意まで得たとは考えません。オンライン処理を使う場合は利用サービスを伝え、持ち出せない情報はそもそも入力しない運用を決めます。ボットが参加者一覧に見えるかどうかは、その代わりになりません。

3．AI学習の説明は、対象を限定して読む

Notta公式の『AI学習について』は、音声認識における学習と、それ以外のAI機能を分けています。音声認識についてはプラン等により『AI学習なし』の環境が案内されています。『AI学習なし』という言葉だけで、全契約・全機能・全処理先の扱いが同じとは判断できません。対象プランと設定、扱う資料の条件を確認し、読み取れない点は未確認として残します。

4．保存と閲覧の担当を決める

録音を始める前に、元音声、作業中の全文、確定議事録の置き場所を分けて決めます。音声を削除しても、書き出したファイルや共有先のコピーが自動で消えるとは限りません。社内の保存方針に合わせて、誰が期限を管理するかまで決めます。担当者交代後に取り残さないよう、個人の記憶だけに頼らず台帳へ残してください。

5．説明文を使い回す前に条件を埋める

説明例は『記録確認のため録音し、承認済みのサービスで文字にします。音声は担当者、確定議事録は参加者に共有し、保存期限は社内基準に従います。差し支えがあれば開始前にお知らせください』です。サービス名、閲覧者、期限を空欄のまま読まず、実際の条件へ直します。この文を読むだけで必要な手続がすべて完了するという意味ではありません。

• 参加者が条件を質問できる時間を取る
• 同意の扱いを社内手順に沿って残す
• 用途を変えるなら共有範囲を見直す
• 不明な条件が残ればアップロードを止める

利用条件が決まってから、機能を比較する

安いプランであっても、求める情報管理条件を満たさなければ候補から外れます。逆に、条件を満たすからと全会議を録音する必要もありません。下記の公式資料で確認した内容と、この記事が提案する運用例を分けて判断してください。当サイトはNottaを契約・使用しておらず、個別組織の規程適合を検証していません。

ここまで確認できたら、次へ

• 目的とサービス名を具体化したか
• 音声・全文・議事録の閲覧者を分けたか
• 保存期限と訂正窓口を決めたか

確認できない項目は理由と確認先を残します。説明例の結果を、自分の環境で確かめた結果へ置き換えないでください。